Zarządzanie czasem – 10 metod i technik, dzięki którym zwiększysz swoją efektywność

5/5 - (1 vote)
Zarządzanie czasem – 10 metod i technik

Podziel się postem

Masz problem z realizowaniem zaplanowanych zadań w terminie i odnosisz wrażenie, że czas przecieka Ci przez palce? Nie musi tak być. Efektywne zarządzanie czasem (a konkretnie: zarządzanie sobą w czasie) to coś, czego każdy może się nauczyć. Przedstawiamy 10 sprawdzonych metod i technik, które pomogą Ci działać efektywniej zarówno w pracy zawodowej czy nauce, jak i w życiu prywatnym.

Na czym polega zarządzanie czasem?

Zarządzanie czasem polega przede wszystkim na umiejętnym, efektywnym wykorzystywaniu dostępnych godzin. Chodzi o to, aby realizować zamierzone zadania sprawnie i skutecznie. Efektywne zarządzanie czasem zwiększa produktywność, redukuje stres, pomaga unikać opóźnień i pomyłek wynikających z pośpiechu, a także pozostawia więcej czasu na odpoczynek. Co istotne, aby skutecznie zarządzać sobą w czasie, wcale nie trzeba mieć do tego wrodzonego talentu czy predyspozycji. Istnieją bowiem skuteczne techniki organizacji, zarządzania i planowania, które może wykorzystać każdy!

Sprawdzone metody i techniki zarządzania czasem

Istnieją pewne techniki, które możesz wdrożyć w każdej chwili, aby zwiększyć swoją efektywność i zapobiec marnowaniu czasu. Poniżej prezentujemy sprawdzone metody zarządzania czasem, które pozwolą Ci zaobserwować pierwsze efekty. Testuj je dowolnie – zarówno w pracy, jak i w życiu prywatnym!

1.      Jak zarządzać czasem: zasada 2 minut

Zasada 2 minut to jedna z prostszych metod zarządzania czasem pochodząca z książki „Sztuka efektywności” Davida Allena. Wystarczy, że będziesz wykonywać od razu te czynności, które zajmą Ci 2 minuty lub mniej. W ten sposób szybko pozbędziesz się ze swojej listy wielu zadań, które nie będą „wisieć” nad Twoją głową, powodując stres i frustrację.

2.      Zarządzanie czasem: zjedz tę żabę

Technika „zjedz tę żabę” pochodzi z książki Briana Tracy o tym samym tytule. Jest ona również bardzo prosta. Sprowadza się do wykonania w pierwszej kolejności tego zadania, które jest w Twoim odczuciu niewygodne, najmniej przyjemne. Dzięki temu pozbędziesz się najtrudniejszej rzeczy ze swojej listy, a kolejne zadania będziesz wykonywać znacznie efektywniej.

3.      Metody zarządzania czasem: checklisty

Checklisty to jedna z najprostszych metod zarządzania czasem. Wystarczy, że sporządzisz listę zadań do wykonania, a wraz z postępem prac będziesz je „odhaczać”.

4.      Zarządzanie czasem pracy: zasada TRZOS

Zasada TRZOS jest metodą zarządzania czasem i planowania dnia. Sprawdza się w pracy, ale też w codziennym życiu, ponieważ jest uniwersalna. Jest to akronim, który oznacza:

  • T – Terminy zadań spisać,
  • R – Ramy czasowe określić,
  • Z – Zaplanować rezerwy czasowe,
  • O – Ograniczyć inne działania,
  • S – Skontrolować rezultaty.

Zastosowanie tej metody pomoże Ci ograniczyć marnowanie czasu na zastanawianie się, co robić i inne niepotrzebne czynności.

5.      Efektywne zarządzanie czasem: prawo Parkinsona

Prawo Parkinsona mówi o tym, że im więcej mamy czasu na wykonanie zadania, tym dłużej je wykonujemy. Oznacza to, że np. podczas 8-godzinnego dnia w pracy tak zagospodarujesz sobie czas, aby wykonać zaplanowane działania właśnie w tym terminie – pomimo że dałoby się to zrobić np. w 4 godziny. Znając prawo Parkinsona, można planować sobie konkretne zadania, cele i deadline’y, aby wykonywać pracę szybciej i unikać odkładania zadań na ostatnią chwilę.

6.      Metody zarządzania czasem: GTD

GTD oznacza Getting Things Done. Jest to metoda zarządzania czasem stworzona przez Davida Allena, która obejmuje 5 etapów:

  1. gromadzenie,
  2. analizę,
  3. porządkowanie,
  4. przegląd,
  5. wykonanie.

Stosując metodę GTD, można sporządzić ścisły plan zadań do wykonania, którego trzymanie się jest łatwe. W ten sposób eliminuje się niepotrzebne czynności i przestoje, praca jest realizowana znacznie szybciej i nie zaprzątasz sobie głowy niepotrzebnymi rzeczami.

7.      Zarządzanie sobą w czasie: efekt piły

Efektem piły nazywa się mechanizm, w którym po oderwaniu się od wykonywania pewnego zadania potrzebujesz dłuższej chwili, aby do niego powrócić. Tego rodzaju przerwy (np. sprawdzanie mediów społecznościowych przed ukończeniem zadania) mogą niepotrzebnie wydłużać czas jego realizacji i zmniejszać produktywność. Efektywne zarządzanie czasem polega na wyeliminowaniu tych przerw.

8.      Techniki zarządzania czasem: Pomodoro

Pomodoro to prosta technika zarządzania czasem nastawiona przede wszystkim na utrzymanie wysokiego poziomu skupienia i świeżości umysłu. Polega na wykonywaniu pracy w 30-minutowych cyklach, w których przeznacza się 25 minut na intensywną pracę, a następnie 5 minut na przerwę. W utrzymaniu dyscypliny pomaga budzik lub minutnik. Po czterech cyklach zaleca się dłuższą przerwę trwającą 15-20 minut.

9.      Jak zarządzać czasem: zasada 60:40

Zasada 60:40 to kolejna z technik, która umożliwia efektywne zarządzanie czasem poprzez odpowiednie planowanie zadań. Jej głównym założeniem jest to, aby w zaplanowanym harmonogramie pozostawić tzw. bufor zapasowy. Ok. 40% Twojego czasu powinno być właśnie tym „buforem” na niespodziewane czynności czy też „zachcianki”.

10.  Zarządzanie czasem: metoda RPM

Do zarządzania czasem używa się też metod takie jak RPM. To akronim, który rozszyfrowuje się następująco:

  • Results-focused, czyli koncentracja na wyniku – zastanów się, jaki jest Twój cel i czego tak naprawdę chcesz;
  • Purpose-driven, czyli jaki jest powód działania – odpowiedz sobie na pytanie, dlaczego chcesz to zrobić i co jest Twoją motywacją;
  • Massive action plan, czyli ogromny plan działań – określ swój plan i zdecyduj, co musisz zrobić, aby go wykonać.

Filozofia RPM pomoże Ci określać cele i traktować zarządzanie czasem jako środek do ich osiągnięcia.

Zarządzanie czasem: chcesz więcej?

Powyższe to tylko przykładowe techniki wspierające zarządzanie czasem. Jeśli szukasz kompleksowych porad i większej dawki pomysłów oraz motywacji, koniecznie sprawdź e-book „Jak zarządzać swoim czasem na co dzień”. Znajdziesz w nim konkretne sposoby na zwiększenie swojej produktywności w pracy zawodowej i poza nią.

Odkryj więcej